«За два года работы на рынке с Корпоративным порталом мы прошли большой путь и сделали важнейшие выводы. Летом прошлого года мы начали концептуальное изменение Корпоративного портала. Теперь мы представляем вам самое большое обновление за всю историю Корпоративного портала. Можно сказать, что мы представляем вам новый продукт с совершенно новыми возможностями и концепциями - для управления задачами, проектами, документами и рабочим временем, системой управления клиентами, новыми интерфейсами, комплексом интеграций и многим другим возможностями. Руководя компанией, я построил для себя небольшую энергетическую модель отношений»,- генеральный директор "1С-Битрикс" Сергей Рыжиков

Проект "Энергия" - "1С-Битрикс: Корпоративный портал 10.0" - самое большое обновление за всю историю продукта. Версия 10.0 - это новый продукт с совершенно новыми возможностями и концепциями для управления задачами и проектами, учета рабочего времени, с CRM-системой, "живой лентой" обновлений, корпоративными микроблогами, интеграцией с продуктами Microsoft, Google и Apple, а также с инструментами для повышения эффективности работы каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом.

Сегодня мы подробно рассмотрим систему учета рабочего времени "Таймменеджмент 2.0", входящую в состав новинок проекта "Энергия". Один из самых ожидаемых инструментов - это Задачи 2.0 - система управления задачами и проектами с отчетами по эффективности работы каждого сотрудника, каждого отдела и всей организации. Целиком ей посвящена предыдущая статья - "1С-Битрикс: Корпоративный портал 10.0" - "Задачи 2:0". Так же в следующих выпусках softkey.info можно узнать подробнее об изменениях в системе управления документами и других новых возможностях.

Новая система "Таймменеджмент 2.0" служит для учета рабочего времени "без проходной", для повышения дисциплины без создания напряжения в компании, позволяет построить дисциплину любой степени жесткости в зависимости от выбора руководителя. В системе учитывается начало и конец рабочего дня (ведется табель рабочих дней). Сотрудники могут отметить начало рабочего дня "задним числом", запросив подтверждение у своего руководителя. Интерфейс "Рабочий день" помогает планировать задачи и события на день, отмечать начало и конец рабочего дня, писать отчет за день.

Как работает система? Каждое утро сотрудник должен зайти на корпоративный портал и начать свой рабочий день. Тут же система предложит ему спланировать свой рабочий день - выбрать из списка активных задач те, что будут выполняться сегодня, а также вручную набросать новые - скажем, список мелких дел. План на день включает также перечень событий - например, участие в планерках или посещение мероприятий. При добавлении новых событий сотрудник может выставить время и признак "вне офиса", если на это время он планирует поездку, участие в стороннем мероприятии и т.д.

В течение рабочего дня сотрудник может сделать перерыв и нажать соответствующую кнопку. Потом, возвратившись с "перекура", он продолжает свой рабочий день. Система при этом подсчитывает только рабочее время по факту.

В конце рабочего дня сотрудник завершает свой рабочий день, также нажимая соответствующую кнопку. Он может скорректировать список задач, завершив те, что сделаны. Нужно отметить, что как завершить задачу, так и начать ее выполнение можно прямо из интерфейса "Рабочего дня", не редактируя саму задачу. Оставшиеся задачи остаются в списке задач на следующий день. Логично, что завершая день, сотрудник пишет и отчет за этот день. Впрочем, отчет он может создавать и в течение всего дня, сохраняя введенные записи.

"А если я забыл?" Если по каким-то причинам сотрудник не смог вовремя открыть или завершить свой день, он может сделать это «задним числом», запросив подтверждение у своего руководителя. Допустим, сотрудник с утра отсутствовал в офисе и не открыл свой день - он выставляет при открытии любое время, отличное от текущего, и пишет комментарии для руководства. Аналогично с закрытием - можно сделать это даже на следующий день, выставив правильное время, и объяснить причину в комментариях. Обратите внимание, что «отмотать» время назад можно просто ухватившись указателем мыши за стрелку циферблата.

Отчет по рабочему времени. Руководитель каждый день и в любое время может видеть информацию по своим сотрудникам, их планы на день и отчет за прошедшие дни. Отчет интегрирован с графиком отсутствий. Отдел кадров или бухгалтерия могут использовать отчет по рабочему времени для формирования табеля зарплаты.

В соответствии с введенной и скорректированной информацией ведется учет рабочего времени каждого сотрудника и выводится в отчете по отработанному времени для руководства. Записи с измененным временем будут видны, как "скорректированные", и они должны быть подтверждены руководством, чтобы день сотрудника попал в эти отчеты. Отчеты интегрированы с календарями компании. Так, руководитель может взглянуть на совмещенный отчет по графику отсутствий и присутствий и сразу же определить процент опозданий и ранних уходов. Отчеты настраиваются на компанию, на отдел, на сотрудника - график рабочего времени (начало, конец дня, число рабочих дней, % допустимых опозданий).

Что контролировать? Если в вашей компании, прежде всего, важна дисциплина, Тогда стоит контролировать % нарушений дисциплины. То есть отслеживать в отчетах начало и конец рабочего дня. Если важны рабочие дни и выработка часов, контролируйте эти показатели. KPI может быть дополнен необходимыми показателями.

Параметры "Рабочего дня" можно настроить, причем, применить эти настройки на любом уровне - скажем, к одному из отделов или к конкретному сотруднику. Отдельно настраивается: начало и конец рабочего дня; допустимые опоздания на работу; допустимое время ухода с работы до конца рабочего дня минимальная продолжительность рабочего дня.

Учет рабочего времени будет особенно эффективным, если основной штат вашей компании работает в офисе за компьютерами. Также система учета отработанного времени отлично функционирует при свободном графике сотрудников и для работающих удаленно. Ведь система не принуждает, а дает инструмент для повышения эффективности. Таким образом вы можете повысить дисциплину в компании без создания какого-либо напряжения.