С марта 2010 г. в Санкт-Петербурге компания «Вест Концепт» приступила к реализации проекта создания корпоративного портала электронного документооборота в Местной администрации Муниципального округа «Академическое» Калининского района.

Внедрение системы электронного документооборота должно решить ряд проблем, которые препятствовали эффективной работе Администрации. Например:  высокая загрузка сотрудников (т.к. приходится долго искать нужную информацию в большом объеме архивных данных), отсутствие автоматизации бизнес-процессов взаимодействия сотрудников Администрации и, как следствие, длительное время обработки запросов граждан.

Администрация МО «Академическое», в первую очередь, поставила задачу создания информационной системы, автоматизирующей деятельность канцелярии Администрации, и процесс разработки правовых актов. Система реализует типовой бизнес-процесс приема обращений, которые пишутся физическими лицами от руки на приеме у Главы Администрации либо присылаются по почте, поступают в канцелярию Администрации для их дальнейшей обработки.

В соответствии с требованиями заказчика система электронного документооборота канцелярии Администрации должна обеспечивать: удобство, простоту ввода информации по входящей и исходящей корреспонденции; связь исходящей и входящей корреспонденций; постановку задач исполнителям; контроль исполнения; хранение и архивацию документов; поиск, фильтрацию и сортировку документов по любым ключевым полям; создание различных отчетов (журнал учета, карточки документов, способы прихода); импорт в табличные базы данных; вывод на печать.

Выбор в пользу Windows SharePoint Services 3.0 был обусловлен его характеристиками, обеспечивающими простоту и привычность интерфейса, легкость развертывания и обслуживания, отказоустойчивость, возможность удаленного доступа, возможность одновременной работы, разделение по уровням прав доступа. Еще один немаловажный плюс - невысокая стоимость решения.